El efecto jurídico de los registros electrónicos depende a menudo de su valor probatorio, es decir, de la posibilidad de utilizar esos registros ante un tribunal para justificar una solicitud legal. Esta sección pretende aclarar qué normas de conservación y de prueba se aplican.
I.E.1 ¿La ley establece requisitos generales para la conservación de datos, incluido un período mínimo y máximo de conservación? ¿Se aplican a los datos almacenados electrónicamente?
Las leyes de conservación de datos tienen como objetivo garantizar el almacenamiento de los datos de manera que se puedan utilizar en el futuro, incluido su uso como prueba en el contexto de la resolución de conflictos y la aplicación de la ley (penal y administrativa). El periodo durante el cual debe conservarse la información suele estar establecido por otras leyes, por ejemplo, las relativas a la prescripción de acciones por el paso del tiempo. Ese periodo puede ser diferente para las distintas funciones del documento (por ejemplo, como prueba de un contrato o para efectos fiscales).
Las herramientas extraer, transformar y cargar (ETL, por sus siglas en inglés) pueden contener una norma general sobre la conservación de datos. El artículo 10 de la Ley Modelo de la CNUDIM sobre Comercio Electrónico establece criterios para la conservación de los datos electrónicos, incluido el formato en el que deben almacenarse los datos.
10. Conservación de los mensajes de datos
1. Cuando la ley exige que se conserven determinados documentos, registros o información, este requisito se cumple conservando los mensajes de datos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a) que la información contenida sea accesible para su posterior consulta; y
b) el mensaje de datos se conserva en el formato en el que se generó, envió o recibió, o en un formato que pueda demostrarse que representa con exactitud la información generada, enviada o recibida; y
c) la información, si la hay, se conserva para permitir la identificación del origen y el destino de un mensaje de datos y la fecha y hora en que se envió o recibió.
La legislación sobre pruebas puede contener requisitos adicionales (véase I.E. 4).
La ley también puede establecer requisitos de conservación específicos para la información relacionada con el comercio. Por ejemplo, el artículo 5 del Acuerdo Marco sobre Documentos y Transacciones Electrónicas de 2016 de la República de Corea establece requisitos generales de conservación de los documentos electrónicos, incluidos los documentos de comercio exterior.
5. Almacenamiento de documentos electrónicos
1. Cuando un documento electrónico cumpla los siguientes requisitos, el almacenamiento de dicho documento electrónico podrá sustituir al almacenamiento del documento previsto en los estatutos correspondientes:
a. que el contenido del documento electrónico esté disponible para el público;
b. que el documento electrónico se conserve en la misma forma en que fue preparado, transmitido o recibido o en una forma reproducible igual a la mencionada;
c. cuando se incluyan en el documento electrónico cuestiones relativas a un emisor, un destinatario y el momento de la transmisión o la recepción, dichas cuestiones permanecerán en él.
El artículo 16 de la Ley de Facilitación del Comercio Electrónico de 2015 de la República de Corea otorga reconocimiento legal a los documentos electrónicos conservados en la plataforma comercial nacional por referencia al Acuerdo Marco sobre Documentos y Transacciones Electrónicas de 1999.
16. Validez de los documentos comerciales electrónicos conservados por las entidades comerciales de la infraestructura de comercio electrónico
1. Cuando una entidad comercial de infraestructura de comercio electrónico conserve documentos comerciales electrónicos, dichos documentos comerciales electrónicos se considerarán conservados de conformidad con el artículo 5 (1) del Acuerdo Marco sobre Documentos y Transacciones Electrónicas.
2. Cuando una entidad empresarial de infraestructura de comercio electrónico pretenda utilizar su firma digital para conservar los documentos de comercio electrónico, deberá utilizar su firma digital certificada conforme al apartado 3 del artículo 2 de la Ley de Firmas Digitales.
El periodo de conservación de los registros electrónicos también puede estar especificado para algunos fines por leyes especializadas. Por ejemplo, en Australia, los datos presentados a efectos de operaciones aduaneras deben conservarse en la ventanilla única durante cinco años, de conformidad con el artículo 126DC de la Ley de Aduanas de 1901.
126DC. Registros de determinadas comunicaciones electrónicas
1. El Contralor General de -Aduanas debe mantener un registro de cada comunicación electrónica realizada según lo requerido o permitido por esta Ley. El Contralor General de Aduanas -debe conservar el registro durante 5 años a partir de la realización de la comunicación.
La legislación sobre privacidad y protección de datos puede incluir requisitos adicionales para la conservación de datos. Estos requisitos normalmente se alinean con otras obligaciones de conservación de la información, por ejemplo, no exigiendo la destrucción de información que pueda tener valor legal.
I.E.2 ¿La ley requiere o favorece el uso de servicios de confianza o proveedores de servicios específicos para la conservación de datos?
La ley puede exigir el uso de servicios de confianza específicos o de proveedores de servicios de confianza para la conservación de los datos. La ley también puede imponer el uso de normas técnicas específicas o de tecnología como los certificados de PKI que garantizan la integridad de un mensaje de datos a partir de un determinado momento. Estos requisitos pueden ser de aplicación general o aplicarse en ámbitos y sectores empresariales específicos. El cumplimiento de estos requisitos puede ser una condición para el reconocimiento legal de los datos almacenados o podría introducir una presunción legal de validez para un fin determinado.
Por ejemplo, el artículo 31-6 de la Acuerdo Marco sobre Documentos y Transacciones Electrónicas 2016 de la República de Corea indica que el almacenamiento de datos en un centro de documentos electrónicos designado en virtud del artículo 31-2 de la misma ley se presume que cumple los requisitos generales de almacenamiento contenidos en el artículo 5 de dicha ley (véase más arriba).
31-6. Efecto del almacenamiento a través de centros de documentos electrónicos autorizados
Cuando un centro de documentos electrónicos autorizado almacene documentos electrónicos, dichos documentos electrónicos se considerarán almacenados en virtud del artículo 5 (1) o (2).
Los requisitos específicos para la conservación de datos de los documentos relacionados con el comercio pueden encontrarse en las especificaciones técnicas de los instrumentos utilizados para la facilitación del comercio. A su vez, dichas especificaciones suelen cumplir los requisitos de conservación de datos establecidos en la legislación general, salvo que se especifique una excepción.
I.E.3 ¿Los custodios de los datos, como los centros de datos, asumen la responsabilidad por la pérdida o daño de la información almacenada electrónicamente? ¿Tal responsabilidad es contractual, legal o ambas?
Los acuerdos con los proveedores de servicios de confianza que ofrecen servicios de almacenamiento de datos pueden definir la responsabilidad de dichos proveedores en caso de pérdida u otros daños a los datos almacenados. Esos acuerdos suelen contener cláusulas que limitan la responsabilidad.
Además, la responsabilidad de los proveedores de servicios de confianza puede estar limitada por la ley, en términos generales o con respecto al uso de proveedores de servicios específicos, o de tecnologías o soluciones específicas. La ley también puede definir otros elementos del régimen de responsabilidad, como la asignación de la carga de la prueba.
Por ejemplo, el artículo 31-16 de la Acuerdo Marco los Documentos y Transacciones Electrónicas 2016 de la República de Corea indica que, en caso de pérdida derivada del almacenamiento de documentos electrónicos, el operador de un centro de documentos electrónicos certificado deberá indemnizar al usuario que haya sufrido la pérdida, a menos que el operador pueda demostrar que la pérdida no se ha producido por su negligencia o conducta dolosa. Esta disposición tiene el efecto de invertir la norma ordinaria sobre la carga probatoria, que exige que la persona que ha sufrido la pérdida demuestre la negligencia o el dolo del operador.
31-16. Responsabilidad de la indemnización y adquisición de seguros
1. Cuando un centro de documentos electrónicos certificados haya infligido un perjuicio a un usuario en relación con el almacenamiento de documentos electrónicos, etc., deberá compensar al usuario por dicho perjuicio: siempre que el centro de documentos electrónicos certificados haya demostrado que no existe intención o negligencia por su parte, esto no será aplicable.
El régimen de responsabilidad del derecho contractual tiene como objetivo, por lo general, proporcionar una compensación monetaria. No afecta a la aplicación de sanciones administrativas y penales.
Los asuntos de responsabilidad relacionados con las operaciones de los sistemas de comercio transfronterizo electrónico, incluida la ventanilla única, se tratarán en la sección IV.B.
I.E.4 ¿Son admisibles las pruebas electrónicas en los procedimientos judiciales y de otro tipo?
Las herramientas de extraer, transformar y cargar pueden prever, a nivel general, la admisibilidad de los mensajes de datos como prueba en los procedimientos judiciales y su valor probatorio. El valor probatorio de los mensajes de datos puede depender de que se generen, conserven o comuniquen de forma fiable.
El artículo 9(1) de la Ley Modelo de la CNDUMI sobre Comercio Electrónico extiende el principio de no discriminación de los medios electrónicos a la admisibilidad y valor probatorio de los mensajes de datos.
9. Admisibilidad y peso probatorio del mensaje de datos
1. En cualquier procedimiento judicial, nada en la aplicación de las reglas de prueba se negará la admisibilidad de un mensaje de datos como prueba:
a. por el único motivo de que se trata de un mensaje de datos,
b. si es la mejor prueba que la persona que la aduce podría razonablemente presentar, con el fundamento de que no es su forma original
El artículo 9(2) de la Ley Modelo de la CNDUMI sobre Comercio Electrónico establece las condiciones generales sobre el momento en que los mensajes de datos deben tener la debida importancia probatoria.
9. Admisibilidad y peso probatorio del mensaje de datos
2. La información en forma de mensaje de datos tendrá el debido peso probatorio. Al evaluar el peso probatorio del mensaje de datos, se tendrá en cuenta la fiabilidad de la forma en que se generó, almacenó o comunicó el mensaje de datos, la fiabilidad de la forma en que se mantuvo la integridad de la información, la forma en que se identificó a su autor y cualquier otro factor pertinente.
Las leyes sobre pruebas suelen incluir normas adicionales. Dichas normas pueden contener presunciones o especificar la forma en que debe de ser tomada en cuenta la evidencia. Por ejemplo, el artículo 161 de la Ley de Evidencias 1995 de Australia.
161. Comunicaciones electrónicas
(1) Si un documento pretende contener un registro de una comunicación electrónica distinta a la mencionada en el artículo 162, se presume (a menos que se aporten pruebas suficientes para poner en duda la presunción) que la comunicación:
(a) haya sido enviada o realizada en la forma de comunicación electrónica que se desprende del documento, y
(b) ha sido enviado o realizado por la persona por la que o en cuyo nombre parece haber sido enviado o realizado, y
(c) fue enviada o realizada en el día, la hora y el lugar desde el que, según se desprende del documento, fue enviada o realizada; y
(d) se ha recibido en el destino al que parece haberse enviado el documento; y
(e) si del documento se desprende que el envío de la comunicación concluido en un momento determinado fue recibido en ese destino en ese momento.
(2) Una disposición del apartado (1) no se aplica si:
(a) el procedimiento se refiere a un contrato; y
(b) todas las partes del procedimiento son partes del contrato; y
(c) la disposición es incompatible con una cláusula del contrato.
Asimismo, véase el artículo 116A Ley de Evidencias de 1997 (Cap. 97) (Singapur), Véase el texto original para las ilustraciones.
116A. Presunciones en relación con los registros electrónicos
(1) A menos que se presenten pruebas suficientes para poner en duda la presunción, cuando un dispositivo o proceso es uno que, si se utiliza correctamente, produce normalmente o comunica con precisión un registro electrónico, el tribunal presumirá que al producir o comunicar ese registro electrónico en la ocasión en cuestión, el dispositivo o proceso produjo o comunicó con precisión el registro electrónico.
(2) Salvo prueba en contrario, el tribunal presumirá que todo registro electrónico generado, grabado o almacenado es auténtico si se establece que el registro electrónico fue generado, grabado o almacenado en el curso habitual y ordinario de los negocios por una persona que no era parte en el procedimiento en la ocasión en cuestión y que no lo generó, grabó o almacenó bajo el control de la parte que pretende introducir el registro electrónico.
(3) Salvo prueba en contrario, cuando un registro electrónico haya sido generado, grabado o almacenado por una parte adversa en interés de la parte que pretende presentar la prueba, el tribunal presumirá que el registro electrónico es auténtico en relación con las cuestiones de autenticación derivadas de la generación, grabación o almacenamiento de dicho registro electrónico.
[(4)]
(5) El ministro podrá dictar reglamentos que prevean un proceso por el cual un documento pueda ser registrado o almacenado mediante el uso de un sistema de imagen, incluyendo la designación de una o más personas u organizaciones para certificar estos sistemas y su uso, y para cualquier asunto relacionado con ellos, y un "proceso aprobado" en la subsección (6) significa un proceso que ha sido aprobado de acuerdo con las disposiciones de dichos reglamentos.
(6) Cuando un registro electrónico haya sido grabado o almacenado a partir de un documento producido en virtud de un proceso aprobado, el tribunal presumirá, salvo prueba en contrario, que el registro electrónico reproduce fielmente dicho documento.
[(7)]
Por último, las leyes que rigen el comercio electrónico pueden tener disposiciones específicas sobre las pruebas. Por ejemplo, el artículo 126DC de la Ley de Aduanas de 1901 de Australia prevé el valor probatorio de los registros electrónicos almacenados en el sistema de ventanilla única.
126DC. Registro de determinadas comunicaciones electrónicas
(1) El Contralor General de Aduanas debe mantener un registro de cada comunicación electrónica realizada según lo requerido o permitido por esta Ley. El Contralor General de Aduanas debe mantener el registro durante 5 años después de la comunicación.
Nota: Es indiferente que la comunicación se haga al Departamento o que la haga el Departamento o un Recaudador.
Valor probatorio del expediente
(2) El registro conservado es admisible en los procedimientos previstos en esta ley.
(3) En los procedimientos en virtud de esta Ley, el registro es una prueba prima facie de que una persona en particular hizo las declaraciones en la comunicación, si el registro pretende ser un registro de una comunicación electrónica que:
(a) se hizo al Departamento; y
(b) cumple con los requisitos de tecnología de la información que el Contralor General de Aduanas ha determinado, en virtud de el artículo 126DA, que deben cumplirse para satisfacer el requisito de que la firma de la persona sea entregada al Departamento en relación con la información en la comunicación.
(4) En los procedimientos en virtud de esta Ley, el registro es una prueba prima facie de que el Departamento o un Recaudador hizo las declaraciones en la comunicación, si el registro pretende ser un registro de una comunicación electrónica que fue hecha por el Departamento o un Recaudador.
I.E.5 ¿Son admisibles las pruebas electrónicas generadas, almacenadas u obtenidas en el extranjero? Si es así, ¿en qué condiciones?
El derecho probatorio rara vez tiene normas específicas sobre la admisibilidad de las pruebas generadas o almacenadas en el extranjero.
La ley puede referirse al valor probatorio intrínseco del mensaje de datos sin discriminar por elementos extranjeros, de forma similar a lo que ocurre con los documentos en papel. En ese caso, el valor probatorio de los mensajes de datos nacionales y extranjeros se evaluará con los mismos criterios. El reconocimiento del valor probatorio de los mensajes de datos extranjeros también puede ser posible sobre la base de tratados bilaterales o multilaterales.
Por otro lado, la ley puede establecer requisitos nacionales para la admisibilidad de las pruebas electrónicas que impidan el reconocimiento de las pruebas extranjeras. Esto puede ocurrir, en particular, si se da un peso probatorio especial a las firmas digitales que están sujetas a la normativa nacional. Véase el debate sobre el reconocimiento transfronterizo de las firmas electrónicas en la parte I.B.4.